ملخص الوظيفة
| مسؤول عن تقديم الدعم الإداري واللوجستي للإدارة العليا وضمان سير العمل بكفاءة من خلال تنفيذ المهام المكتبية، إدارة الملفات، والتواصل مع الأقسام المختلفة |
المهام والمسؤوليات الوظيفية
| إدارة المراسلات: استلام وإرسال المراسلات الداخلية والخارجية والتأكد من توجيهها بشكل صحيح إدارة الملفات: تنظيم وحفظ الملفات الإدارية والتأكد من سهولة الوصول إليها عند الحاجة تنسيق الاجتماعات: ترتيب وتنظيم الاجتماعات الإدارية وإعداد المحاضر اللازمة إعداد التقارير: جمع وتحليل البيانات وإعداد التقارير الدورية للإدارة دعم الإدارات الأخرى: تقديم الدعم الإداري للأقسام المختلفة عند الحاجة إدارة الوقت والجداول الزمنية: تنظيم جداول العمل اليومية وضمان تنفيذ المهام في الوقت المحدد إدارة المشتريات: مساعدة في إدارة المشتريات والإشراف على توافر المواد والمستلزمات المكتبية استقبال الزوار: استقبال الزوار والعملاء وتوجيههم إلى الأشخاص المعنيين التعامل مع الاستفسارات: معالجة استفسارات الموظفين والعملاء وضمان رضاهم ضمان الامتثال: التأكد من أن جميع الأنشطة الإدارية تتوافق مع السياسات والإجراءات الداخلية |
المهارات الوظيفية المطلوبة
| مهارات تنظيمية قوية: القدرة على تنظيم المهام والملفات الإدارية بفعالية إدارة الوقت: القدرة على إدارة الوقت وضمان تنفيذ المهام في الوقت المحدد مهارات التواصل: القدرة على التواصل بوضوح مع مختلف المستويات داخل المؤسسة وخارجها مهارات الكتابة: القدرة على كتابة المراسلات والتقارير بدقة واحترافية التعامل مع التكنولوجيا: الإلمام بأدوات وبرامج الإدارة المكتبية القدرة على العمل تحت الضغط: القدرة على التعامل مع المهام المتعددة والعمل تحت ضغط الوقت التكيف مع التغييرات: القدرة على التكيف مع التغييرات المفاجئة في بيئة العمل السرية: القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والحفاظ على سريتها القدرة على التعلم المستمر: الرغبة في متابعة التعليم المستمر لتطوير المهارات المكتبية الاهتمام بالتفاصيل: الاهتمام بالتفاصيل الدقيقة لضمان دقة وجودة العمل |
المؤهلات المطلوبة
| درجة الدبلوم في إدارة الأعمال، الإدارة العامة، أو تخصص ذي صلة عدد سنوات الخبرة:سنتين من الخبرة العملية في مجال الدعم الإداري اللغة الإنجليزية : مستوى متوسط شهادة في إدارة المكاتب أو السكرتارية او مايعادلها (Certified Administrative Professional – CAP) |