ملخص الوظيفة
| مسؤول عن تقديم الدعم الإداري للإدارة العليا، بما في ذلك تنظيم المواعيد، إدارة المراسلات، وتحضير الاجتماعات، لضمان سير العمل بفعالية وسلاسة |
المهام والمسؤوليات الوظيفية
| إدارة المراسلات: استلام وإرسال المراسلات الداخلية والخارجية وتوجيهها بالشكل الصحيح تنظيم المواعيد: إدارة جداول المواعيد والاجتماعات للإدارة العليا وضمان تنسيق فعال إعداد الوثائق: تحضير المستندات والتقارير المطلوبة من الإدارة وصياغتها بدقة تحضير الاجتماعات: تنظيم وترتيب الاجتماعات بما في ذلك تحضير المواد اللازمة وتدوين المحاضر إدارة الملفات: حفظ وتنظيم الملفات الإدارية وضمان سهولة الوصول إليها دعم الأنشطة الإدارية: تقديم الدعم للإدارات المختلفة عند الحاجة وضمان تنفيذ العمليات بسلاسة إدارة الوقت: تنظيم جداول العمل اليومية وضمان تنفيذ المهام في الوقت المحدد التواصل مع الأطراف الخارجية: التعامل مع المكالمات الهاتفية والمراسلات الإلكترونية بشكل احترافي الامتثال بالسياسات: ضمان أن جميع الأنشطة تتوافق مع السياسات والإجراءات الداخلية للمؤسسة |
المهارات الوظيفية المطلوبة
| مهارات تنظيمية قوية: القدرة على تنظيم المهام والملفات بفعالية إدارة الوقت: القدرة على إدارة الوقت وضمان تنفيذ المهام في الوقت المحدد مهارات التواصل: القدرة على التواصل بوضوح مع مختلف المستويات داخل المؤسسة وخارجها مهارات الكتابة: القدرة على كتابة المراسلات والتقارير بدقة واحترافية التعامل مع التكنولوجيا: الإلمام بأدوات وبرامج الإدارة المكتبية التكيف مع التغيير: القدرة على التكيف مع التغيرات المفاجئة في بيئة العمل والتعامل معها بفعالية السرية: القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والحفاظ على سريتها التعاون: القدرة على العمل بفعالية ضمن فرق متعددة التخصصات الاهتمام بالتفاصيل: الاهتمام بالتفاصيل لضمان دقة وجودة العمل التعلم المستمر: الرغبة في متابعة التعليم المستمر وتطوير المهارات المكتبية |
المؤهلات المطلوبة
| درجة الدبلوم في إدارة المكاتب، السكرتارية، أو تخصص ذي صلة عدد سنوات الخبرة: 3سنوات من الخبرة العملية في مجال السكرتارية أو الإدارة المكتبية اللغة الإنجليزية : مستوى متقدم شهادة في إدارة المكاتب أو السكرتارية (CAP – Certified Administrative Professional) |
