الاستقبال وعلاقات الضيوف

ملخص الوظيفة::

سيكون أخصائي الاستقبال وعلاقات الضيوف نقطة الاتصال الأولى في شركتنا، حيث يقدم المساعدة المهنية والودية للزوار ويتولى مجموعة متنوعة من المهام الإدارية. المرشح المثالي سيتمتع بسلوك ترحيبي، ومهارات تنظيمية قوية، والقدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة.

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة الزوار: استقبال جميع الزوار بحرارة والتأكد من راحتهم، ووجههم إلى المكتب أو قاعة الاجتماعات المناسبة.

التعامل مع الاتصالات: الاجابة وفلترة وتحوّيل المكالمات الواردة مع توفير المعلومات الأساسية عند الحاجة.

الدعم الإداري: القيام بأداء المهام الإدارية بما في ذلك تنظيم الاجتماعات، إدارة البريد، والحفاظ على السجلات داخل فريق العمل.

حل المشكلات: التعامل مع شكاوى الزوار أو المتصلين والمشاكل، مؤكدًا حلولاً سريعة وفعّالة.

إدارة قاعدة البيانات: تحديث وصيانة سياسات وإجراءات المكتب.

الالتزام بالأمان: ضمان الالتزام ببروتوكولات الأمان، مراقبة دفاتر تسجيل الضيوف، وإصدار بطاقات الزيارة.

تنسيق الفعاليات: المساعدة في تنظيم فعاليات أو اجتماعات الشركة، التنسيق مع الموردين، والإشراف على لوجستيات الفعالية.

التوثيق: إعداد التقارير عن مصروفات المكتب وإدارة الميزانية المخصصة للاستقبال.

المؤهلات:

خبرة عملية مثبتة كموظف استقبال، أو ممثل الجبهة الأمامية أو في دور مشابه.

إتقان حزمة Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).

مهارات تواصل وتعامل مع الناس قوية.

مهارات تنظيمية وقدرة على التعامل مع مهام متعددة.

مهارات حل المشكلات.